Wijzigingen Instapmodel versie 2.0

Op de site www.horizontaaltoezichtzorg.nl is een nieuwe versie van het Instapmodel gepubliceerd. De ingangsdatum van deze versie is 1 januari 2018.

Een belangrijke wijziging in deze versie is de toevoeging dat de zorgaanbieder de uitkomsten met de representerende verzekeraar bespreekt en dat deze verzekeraar een eindverslag opstelt met daarin de eindscores en conclusies op hoofdlijnen. Dit verslag is inzichtelijk voor andere zorgverzekeraars.
Ook is een uitleg toegevoegd bij de diverse definities en is de toelichting bij de toepassing van dit model van een update voorzien.

Daarnaast zijn er een aantal wijzigingen per norm doorgevoerd. Wij hebben deze voor u op een rij gezet.

Uiteraard is het instapmodel versie 2.0 ook beschikbaar in RollerQoaster.

Filter op categorie:

1.1. strategie

1.1.1 Bedrijfsstrategie

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
De visie en missie is vastgesteld, gedocumenteerd en wordt efficiënt gecommuniceerd richting interne en externe stakeholders. Er word intern actie ondernomen om aansluiting op de visie en missie te borgen.De visie en missie zijn vastgesteld, gedocumenteerd en worden eenduidig gecommuniceerd richting stakeholders. Er wordt intern actie ondernomen om aansluiting op de visie en missie te borgen.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Visie en missie zijn overeengekomen, gedocumenteerd, helder geformuleerd, worden door alle stakeholders begrepen en vormen de basis voor alle besluitvorming. Visie en missie worden voortdurend bewaakt met behulp van Key Performance Indicators (KPI's).Visie en missie zijn overeengekomen, gedocumenteerd, eenduidig en effectief geformuleerd, worden door stakeholders begrepen en vormen de basis voor alle besluitvorming. Visie en missie worden voortdurend bewaakt met behulp van Key Performance Indicators (KPI’s).
 

1.1.2 Compliance strategie horizontaal toezicht in de zorg

Aanpassing in niveau: 3. Gestandaardiseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Een compliance strategie is geformaliseerd en gedocumenteerd en ziet op rechtmatigheid en doelmatigheid van geleverde zorg. De strategie is niet helder gecommuniceerd en staat los van de algemene strategie, maar men probeert hier zoveel mogelijk bij aan te sluiten.Een compliance-strategie is geformaliseerd en gedocumenteerd en ziet op rechtmatigheid van geleverde zorg. De strategie is niet eenduidig gecommuniceerd en staat los van de algemene strategie, maar men probeert hier zoveel mogelijk bij aan te sluiten. Er is een klokkenluidersregeling of meldregeling aanwezig.
 

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
De compliance strategie (op rechtmatigheid en doelmatig- heid) van geleverde zorg is vastgesteld, gedocumenteerd en effectief gecommuniceerd naar zowel interne als externe stakeholders. De compliance strategie is afgestemd op de algemene strategie en de risicobereidheid is geëxpliciteerd.De compliance-strategie (op rechtmatigheid) van geleverde zorg is vastgesteld, gedocumenteerd en eenduidig gecommuniceerd (d.m.v. compliance-thema’s) naar stakeholders. De compliancestrategie is afgestemd op de algemene strategie en de risicobereidheid is geëxpliciteerd. De klokkenluidersregeling krijgt regelmatig aandacht, waardoor signalen (goed of fout) de compliance-functie bereiken.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
De compliance strategie is gedocumenteerd, helder gecommuniceerd en afgestemd met alle stakeholders en ziet op zowel rechtmatigheid en doelmatigheid van geleverde zorg als risicobereidheid. Ten aanzien van het nemen van beslissingen wordt zwaar geleund op het voldoen aan wet- en regelgeving. De compliance strategie wordt voortdurend bewaakt en bijgesteld in het geval van nieuwe wet- en regelgeving en afgestemd met stakeholders.De compliance-strategie is gedocumenteerd, eenduidig en effectief gecommuniceerd en afgestemd met stakeholders en ziet toe op zowel rechtmatigheid van geleverde zorg als risicobereidheid. Ten aanzien van het nemen van beslissingen wordt zwaar geleund op het voldoen aan wet- en regelgeving. De compliance-strategie wordt voortdurend bewaakt en bijgesteld in het geval van nieuwe wet- en regelgeving en afgestemd met stakeholders. De focus ligt op het leren van incidenten.
 

1.1.3 Visie horizontaal toezicht in de zorg

Aanpassing in niveau: 3. Gestandaardiseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Het thema horizontaal toezicht in de zorg is een terugkomend agendapunt bij het management en is opgenomen in de doel- stellingen van de organisatie. Het wordt gecommuniceerd richting medewerkers en externe stakeholders, zoals zorgfinanciers. De organisatie heeft een duidelijk beeld bij de visie op horizontaal toezicht in de zorg, zowel wat betreft rechtmatigheid als doelmatigheid en heeft voor zichzelf de voor- en nadelen in kaart gebracht (de business case).Het thema Horizontaal Toezicht in de zorg is een terugkomend agendapunt bij het management en is opgenomen in de doelstellingen van de organisatie. Het wordt gecommuniceerd richting medewerkers en stakeholders. De organisatie heeft een duidelijk beeld bij de visie op Horizontaal Toezicht in de zorg, voor wat betreft rechtmatigheid en heeft voor zichzelf de voor- en nadelen in kaart gebracht (bijv. in de vorm van een business case).
 

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
De visie op horizontaal toezicht is vastgesteld, gedocumenteerd in de vorm van een business case en gecommuniceerd richting interne en externe stakeholders. Horizontaal toezicht in de zorg ,zowel wat betreft rechtmatigheid als doelmatigheid, hangt samen met de compliance strategie. Regelmatig wordt met in- en externe auditors gekeken of de visie nog wordt nageleefd en hoe de organisatie hier verbetering in kan brengen. Processen zijn gedocumenteerd.De visie op Horizontaal Toezicht is vastgesteld, gedocumenteerd in de vorm van een business case en gecommuniceerd richting stakeholders. Horizontaal Toezicht in de zorg, wat betreft rechtmatigheid en heeft voor zichzelf de voor- en nadelen in kaart gebracht (bijvoorbeeld in de vorm van een business case)’. Regelmatig wordt met de derde lijn gekeken of de visie nog wordt nageleefd en hoe de organisatie hier verbetering in kan brengen. Processen zijn gedocumenteerd.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Horizontaal toezicht in de zorg, zowel wat betreft rechtmatig- heid als doelmatigheid, is een strategisch speerpunt van de organisatie en komt zo ook terug in de doelstellingen en in de (compliance) strategie. Er zijn processen om de visie kracht bij te staan en documentatie voorhanden. Eveneens wordt de visie op regelmatige basis gecommuniceerd naar interne en externe stakeholders en kunnen zij ook aandachtspunten onder ogen brengen. Periodiek wordt dan ook geëvalueerd of horizontaal toezicht in de zorg wordt nagestreefd en of de opgestelde Key Performance Indicators (KPI's) zijn nageleefd.Horizontaal Toezicht in de zorg, wat betreft rechtmatigheid, is een strategisch speerpunt van de organisatie en komt zo ook terug in de doelstellingen en in de (compliance-) strategie. Er zijn processen om de visie kracht bij te staan en documentatie voorhanden. Eveneens wordt de visie op regelmatige basis gecommuniceerd naar stakeholders en kunnen zij ook aandachtspunten onder ogen brengen. Periodiek wordt dan ook geëvalueerd of Horizontaal Toezicht in de zorg wordt nagestreefd en of de opgestelde Key Performance Indicators (KPI’s) zijn nageleefd.
 

1.2. stakeholder management

1.2.1 Intern (medisch specialist / zorgprofessional / zorgadministratie)

Aanpassing in niveau: 1. Initieel

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Interne stakeholders, zoals de medisch specialist, zorgprofessional of zorgadministratie zijn niet of nauwelijks op de hoogte van (de visie) horizontaal toezicht in de zorg en het voldoen aan wet- en regelgeving. De noodzaak van het management om interne stakeholders te betrekken bij de visie, wordt nauwelijks erkend.Stakeholders, zoals de medisch specialist, zorg-professional of zorg-administratie zijn niet of nauwelijks op de hoogte van (de visie) Horizontaal Toezicht in de zorg en het voldoen aan weten regelgeving. De noodzaak van het management om interne stakeholders te betrekken bij de visie, wordt nauwelijks erkend.
 

Aanpassing in niveau: 2. Informeel

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Interne stakeholders zijn bewust van de visie van de instelling ten opzichte van horizontaal toezicht in de zorg, maar worden slechts zelden betrokken bij besluitvorming rondom compliance. De visie is gedocumenteerd,maar niet actief gecommuniceerd naar interne stakeholders. Afhankelijk van hoe afdelingen betrokken zijn bij compliance, zijn zij in staat om een bijdrage te leveren.Stakeholders zijn bewust van de visie van de organisatie ten opzichte van Horizontaal Toezicht in de zorg, maar worden slechts zelden betrokken bij besluitvorming rondom compliance. De visie is gedocumenteerd, maar niet effectief gecommuniceerd naar stakeholders. Afhankelijk van hoe afdelingen betrokken zijn bij compliance, zijn zij in staat om een bijdrage te leveren.
 

Aanpassing in niveau: 3. Gestandaardiseerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Interne stakeholders worden zo veel mogelijk betrokken bij de visie horizontaal toezicht in de zorg en hoe te voldoen aan wet en regelgeving (in de vorm van een compliance strategie). Het is voor interne stakeholders duidelijk hoe hun werk beïnvloed wordt hierdoor. Zij kunnen feedback geven, maar het is niet duidelijk of hier iets mee gedaan wordt. Periodiek vindt communicatie over de voortgang plaats.Stakeholders worden zo veel mogelijk betrokken bij de visie Horizontaal Toezicht in de zorg en hoe te voldoen aan wet- en regelgeving (in de vorm van een compliance strategie). Het is voor stakeholders duidelijk hoe hun werk hierdoor wordt beïnvloed. Zij kunnen feedback geven, maar het is niet duidelijk of hier iets mee gedaan wordt. Periodiek vindt communicatie over de voortgang plaats.
 

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Er is een proces om interne stakeholders te betrekken bij een brede dialoog rondom de visie horizontaal toezicht in de zorg en de compliance strategie. De voordelen van horizontaal toezicht in de zorg (shared savings) zijn gecommuniceerd naar interne stakeholders. Er wordt door het management actie ondernomen om eventuele zorgen bij het medewerkers weg te nemen. Communicatie vindt plaats volgens een formeel communicatieproces.Er is een proces om stakeholders te betrekken bij een brede dialoog rondom de visie Horizontaal Toezicht in de zorg en de compliance strategie. De voordelen van Horizontaal Toezicht in de zorg zijn gecommuniceerd naar stakeholders. Er wordt door het management actie ondernomen om eventuele zorgen bij de medewerkers weg te nemen. Communicatie vindt plaats volgens een formeel communicatieproces.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Met interne stakeholders wordt uitgebreid de dialoog aangegaan rondom de visie horizontaal toezicht in de zorg en de compliance strategie. Periodiek wordt geëvalueerd met interne stakeholders wat goed gaat en wat beter kan. Communicatie vindt proactief plaats en is transparant. Interne stakeholders zijn zich bewust van de impact van het voldoen aan wet- en regelgeving op hun werk. Stakeholders profiteren van de voordelen van horizontaal toezicht in de zorg (shared savings). Er is een verantwoordelijke (bijv. een Chief Compliance Officer) die zorgt dat alle interne stakeholders worden gehoord en betrokken zijn bij horizontaal toezicht in de zorg.Met stakeholders wordt uitgebreid de dialoog aangegaan rondom de visie Horizontaal Toezicht in de zorg en de compliance strategie. Periodiek wordt geëvalueerd met stakeholders wat goed gaat en wat beter kan. Communicatie vindt eenduidig en effectief plaats en is transparant. Stakeholders zijn zich bewust van de impact van het voldoen aan wet- en regelgeving op hun werk. Stakeholders profiteren van de voordelen van Horizontaal Toezicht in de zorg. Er is een verantwoordelijke (bijv. een Chief Compliance Officer) die zorgt dat stakeholders worden gehoord en betrokken zijn bij Horizontaal Toezicht in de zorg.
 

1.2.2 Extern

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Er wordt regelmatig en op relevante wijze contact onderhouden tussen medewerkers van de diverse afdelingen en andere stakeholders. Communicatie over compliance wordt op een proactieve manier ingevuld, doorgaans met behulp van een formeel communicatieproces. De voordelen van horizontaal toezicht in de zorg zijn voor de organisatie in kaart gebracht en verdeeld tussen de financiers en de organisatie.geëxpliciteerd.Er wordt regelmatig en op relevante wijze contact onderhouden tussen medewerkers van de diverse afdelingen en andere stakeholders. Communicatie over compliance wordt op een proactieve manier ingevuld, doorgaans met behulp van een formeel communicatieproces. De voordelen van Horizontaal Toezicht in de zorg zijn voor de organisatie in kaart gebracht en geëxpliciteerd door de relevante partijen en de organisatie.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Tekstueel)
Oude waarde Nieuwe waarde
Er is brede consensus over de vereisten van stakeholders. Deze zijn gedocumenteerd en kunnen door de betreffende stakeholders worden toegelicht. Communicatie vindt proactief, transparant en op begrijpelijke wijze plaats. De communicatie over compliance is in lijn met de visie, missie en strategische doelen en doelstellingen, alsmede met best practices. De voordelen van horizontaal toezicht zijn voor de organisatie in kaart gebracht, verdeeld tussen de financiers en de organisatie en worden continu herijkt.Er is brede consensus over de vereisten van stakeholders. Deze zijn gedocumenteerd en kunnen door de betreffende stakeholders worden toegelicht. Communicatie vindt eenduidig en effectief, transparant en op begrijpelijke wijze plaats. De communicatie over compliance is in lijn met de visie, missie en strategische doelstellingen, alsmede met best practices. De voordelen van Horizontaal Toezicht zijn voor de organisatie in kaart gebracht en verdeeld tussen de zorgverzekeraars en de organisatie en worden voortdurend herijkt.
 

1.3. soft controls

1.3.1 Missie en kernwaarden

Aanpassing in niveau: 1. Initieel

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Er is geen duidelijk beeld van de visie en missie rondom compliance, risicobereidheid, het gewenste gedrag of vooraf gedefinieerde criteria voor risico's rondom compliance.Er is geen duidelijk beeld van de visie en missie rondom compliance, risicobereidheid, het gewenste gedrag of vooraf gedefinieerde criteria voor risico’s rondom compliance. Voor activiteiten om de cultuur binnen de organisatie te benoemen en daarna te versterken is ook geen prioriteit of budget gereserveerd.
 

Aanpassing in niveau: 3. Gestandaardiseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Het management heeft een duidelijk beeld van de visie en missie rondom compliance, compliance strategie en mate van risicobereidheid en dit is gedocumenteerd, gecommuniceerd en afgestemd op de algemene bedrijfsstrategie (inclusief het verwachte gedrag). Medische specialisten/ behandelaars zijn betrokken. Het handelen van medewerkers sluit hier echter niet altijd bij aan.Het management heeft een duidelijk beeld van de visie en missie rondom compliance, compliance strategie en mate van risicobereidheid en dit is gedocumenteerd, gecommuniceerd en afgestemd op de algemene bedrijfsstrategie (inclusief het verwachte gedrag). Medische specialisten / behandelaars zijn betrokken. Het handelen van medewerkers sluit hier echter niet altijd bij aan. De cultuur van de organisatie is sterk gevormd door regels. Deze regels zijn vaak van bovenaf opgelegd, waardoor medewerkers zich er soms moeilijk mee kunnen identificeren.
 

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Er zijn processen aanwezig om de activiteiten van de organisatie af te stemmen op de compliance strategie en mate van risicobereidheid. De gewenste houding en het gewenste gedrag worden in overeenstemming met medische specialisten/behandelaars afgestemd, gecommuniceerd en in acht genomen. Er wordt actie ondernomen om gevallen van ongewenst gedrag te managen en gedrag zo nodig te veranderen.Er zijn processen aanwezig om de activiteiten van de organisatie af te stemmen op de compliance-strategie en mate van risicobereidheid. De gewenste houding en het gewenste gedrag worden in overeenstemming met medische specialisten / behandelaars afgestemd, gecommuniceerd en in acht genomen. Er wordt actie ondernomen om gevallen van ongewenst gedrag te managen en gedrag zo nodig te veranderen. Met behulp van een cultuurprogramma worden diverse cultuurdimensies, zoals: be- en aanspreekbaarheid, bewust gemanaged.
 

1.3.3 Houding en gedrag

Aanpassing in niveau: 1. Initieel

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Medewerkers en management zien compliance als een losstaand onderdeel van de bedrijfsvoering. Er is weinig aandacht voor het voldoen aan wet- en regelgeving.Medewerkers en management zien compliance als een losstaand onderdeel van de bedrijfsvoering. Er is vanuit de Raad van Bestuur geen aandacht voor het voldoen aan wet- en regelgeving.
 

Aanpassing in niveau: 2. Informeel

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Medewerkers en management handelen op basis van een onderbuikgevoel rondom wet- en regelgeving. Er bestaat weinig communicatie over compliance en hoe dit is verankerd in de bedrijfsvoering.Door de Raad van Bestuur worden weinig initiatieven genomen om de compliance-mindset voor correct registreren en declareren te bevorderen. Medewerkers en management handelen op basis van een onderbuikgevoel rondom wet- en regelgeving.
 

Aanpassing in niveau: 3. Gestandaardiseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Regels rondom de gewenste houding en gedrag zijn vastgelegd en het belang wordt onderkend door het management. Een ongewenste houding en ongewenst gedrag wordt besproken door het management en resultaten hiervan worden besproken met het management.Regels rondom de gewenste houding en gedrag zijn vastgelegd en het belang wordt onderkend door de Raad van Bestuur. Een ongewenste houding en ongewenst gedrag wordt besproken door het management en resultaten hiervan worden besproken met de medewerkers.
 

Aanpassing in niveau: 4. Beheerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
Regelmatig wordt de houding en het gedrag van medewerkers en management geëvalueerd. Periodiek wordt de compliance strategie gecommuniceerd en afgezet tegen de praktijk. Er zijn processen aanwezig om medewerkers en management te sturen en te helpen rondom het voldoen aan wet- en regelgeving.Regelmatig wordt de houding en het gedrag van medewerkers en management geëvalueerd. De Raad van Bestuur en het management gaan voorop met positief voorbeeldgedrag. Periodiek wordt de compliance strategie gecommuniceerd en afgezet tegen de praktijk. Er zijn processen aanwezig om medewerkers en management te sturen en te helpen rondom het voldoen aan wet- en regelgeving.
 

Aanpassing in niveau: 5. Geoptimaliseerd

  (Inhoudelijk)
Oude waarde Nieuwe waarde
De houding en het gedrag van iedereen binnen de organisatie is in lijn met de compliance strategie en met de algemene strategie. Voortdurend wordt dit geëvalueerd en over gerapporteerd. Compliance is verankerd in het DNA van de organisatie en zo wordt dit ook ervaren door het medewerkers en het management. Daarnaast spreken medewerkers elkaar ook aan wanneer niet wordt voldaan aan de compliance strategie.De houding en het gedrag van iedereen binnen de organisatie is in lijn met de compliance strategie en met de algemene strategie. De Raad van Bestuur blijft met positief voorbeeldgedrag de boodschap herhalen. Voortdurend wordt dit geëvalueerd en over gerapporteerd. Compliance is verankerd in het DNA van de organisatie en zo wordt dit ook ervaren door de medewerkers en management. Daarnaast spreken medewerkers elkaar ook aan wanneer niet wordt voldaan aan de compliance-strategie.